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Papierloses Büro zuhause mit Synology DS218j: Mein kompletter Workflow

Selbst dem Ordentlichsten unter uns wird die folgende Situation bekannt sein: Man weiß ganz genau, dass man ein Dokument vor Kurzem noch in der Hand hatte, kann sich aber beim besten Willen nicht daran erinnern, wo man es wieder “aufgeräumt” hat.
Mit diesem Beitrag möchte ich euch eine Anleitung an die Hand geben, mit der euch der Einstieg in das papierlose Büro mühelos gelingt und die solche Situationen ein für alle Mal Geschichte sein lässt. Das Problem, dass man ohne einen funktionierenden Workflow das papierlose Büro nicht umsetzen kann, sollte spätestens nach diesem Blogbeitrag bzw. dem entsprechenden Video gelöst sein.

Aller Anfang ist schwer?

Könnte man meinen, denn wer sich ernsthaft mit der Idee eines papierlosen Büros beschäftigt, wird meistens von Informationen erschlagen und verliert komplett den Überblick. In vielen Ratgebern wird sich in meinen Augen etwas stark auf den Scanner im papierlosen Büro konzentriert und damit der Fokus auf einen kleinen (wenn auch sehr wichtigen) Teil der gesamten Kette im Prozess des papierlosen Arbeitens gerichtet.

Dieser Blogpost hingegen soll den gesamten Prozess bzw. Workflow in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären. Dabei wird zwar etwas Zeit für die Einrichtung nötig sein, dafür werdet ihr aber mit einem sauber und vor allem extrem zuverlässig arbeitenden System belohnt, das -sobald es einmal eingerichtet ist- keine Wartung mehr benötigt.

Zwei typische Fallbeispiele

Bevor es richtig losgeht, hier noch zwei kurze Szenarien, die nach dem erfolgreichen Durcharbeiten dieser Anleitung möglich sind:

  • Ihr macht gerade eure Steuererklärung und benötigt alle Bewirtungsbelege des vergangenen Steuerjahrs. In weniger als 10 Sekunden (!) habt ihr dank des papierlosen Büros die benötigten Unterlagen beisammen.
  • In einem von euren über 5000 Scans kommt euer KFZ-Kennzeichen und die Wortfolge „Radlagerwechsel beidseitig“ vor. Auch dieses Dokument habt ihr schneller auf dem Bildschirm als es dauern würde, den Ordner mit den abgehefteten Rechnungen aus dem Regal zu ziehen.

Der erste Schritt: Papier vermeiden

Das klingt ganz logisch, aber es gibt einen Punkt, der viel zu sehr vernachlässigt wird: Der Großteil meiner eigenen Post bestand vor der Umstellung aus Kontoauszügen, Rechnungen, Werbebriefen und Ähnlichem.
Genau das kann man aber ganz einfach vermeiden:

Kontoauszüge gibt es mittlerweile bei fast jeder Bank auch digital. Wer z.B. die Konto-App “Banking4” nutzt (so wie ich), der kann einfach beim Kontenrundruf aktivieren, dass elektronische Kontoauszüge abgerufen werden. Sobald dies mindestens einmal im Monat passiert, sendet euch die Bank keine Kontoauszüge mehr zu. Hierzu habe ich übrigens einen ausführlichen Blogbeitrag erstellt.

Rechnungen, vor allem wiederkehrende, kann man bei den meisten Firmen ebenfalls als durchsuchbares PDF per Mail erhalten, ein Scannen ist also überflüssig.

Wenn ihr diese beiden Punkte berücksichtigt, habt ihr schon von vornherein wesentlich weniger Aufwand mit dem laufenden Workflow des papierlosen Büros.

Was brauche ich dafür?

Ganz ohne eine einmalige Investition wird es nicht klappten: Ihr benötigt zumindest einen Scanner (oder eine Scan-App, wenn euer Smartphone eine sehr gute Kamera hat) mit Texterkennung. Dieser Punkt ist ganz essenziell, denn ohne eine gute Texterkennung sind eure Scans einfach nur Bilder. Gewonnen im Vergleich zum Papierordner wäre allenfalls der Platz im Regal. Sind eure Dokumente jedoch durch eine Texterkennung gelaufen, ist das Ergebnis ein durchsuchbares PDF: Das heißt für die Praxis, dass jedes der erkannten Wörter im PDF auch in eine Suche auf dem Laufwerk, in dem eure Scans liegen, mit eingeschlossen werden. Genau das ist der Schlüssel dazu, effektiv papierlos zu arbeiten.

Der Scanner, den ich hierzu nutze ist der Canon ImageForumla P-208 II*. Dieser ist ein sehr handlicher Einzugsanner, der bis zu 10 DIN A4-Seiten selbstständig einzieht und beidseitig scannt. Schief eingezogene Seiten oder leere Blätter werden automatisch korrigiert bzw. ausgelassen. Mit dabei ist eine Software von Canon, die eine gute Texterkennung und viele weitere Features bietet.

Canon ImageFormula P-208 II

Als Speicherort für meine Scans nutze ich einen NAS (=Network Attached Storage, dt: Netzlaufwerk), genauer gesagt die Synology DiskStation DS218j*. Darauf kann ich von allen meinen Geräten aus zugreifen, ich muss mir nie wieder Gedanken um knapp werdenden Speicher machen und kann von den vielen Apps aus dem Synology-Ökosystem profitieren, deren Beschreibung mehrere weitere Blogposts füllen würde (Audio- und Video-Streaming-Server, Mailserver, …).
Im Gegensatz zum Scanner ist der NAS für das papierlose Büro jedoch nicht obligatorisch. Wer sich das Geld hierfür sparen möchte, kann auch vorerst ohne auskommen, langfristig wird jedoch in meinen Augen kein Weg daran vorbeiführen.

Zu guter Letzt müssen gescannte Dokumente, die nicht für jeden, der auf eure Papiermülltonne Zugriff hat, bestimmt sind, vernichtet werden. Natürlich nur, sofern die Dokumente nicht aus rechtlich zwingenden Gründen aufbewahrt werden müssen. Ich nutze dafür den Fellowes PowerShred 6C*, da dieser zum einen recht günstig ist, zum anderen aber den sicheren Partikelschnitt beherrscht, bei dem ein Zusammenfügen der geschredderten Dokumente nahezu unmöglich ist.

Einrichtung des Workflows

Bevor man sich ans Scannen seiner Unterlagen für das papierlose Büro machen kann, sollte man sich einen Workflow überlegen, der auch zukunftssicher ist. Damit meine ich vor allem, dass er in Sachen Speichergröße, Backupmöglichkeiten und Erreichbarkeit von mehreren Geräten aus skalierbar ist. Ich habe dafür im Laufe der Zeit eine Lösung entwickelt, deren Umsetzung ich in diesem Video genau erkläre:

Zugegeben, das Video ist nicht gerade kurz, aber es beinhaltet wirklich die komplette Ersteinrichtung des Systems und den alltäglichen Workflow mit neuen Dokumenten.

Eure Meinung ist gefragt!

Was haltet ihr von meinem System, das papierlose Büro umzusetzen und gegen Ausfälle und Datenverluste zu sichern? Schreibt mir gerne eure Meinung in die Kommentare!