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Kontoauszüge digital im papierlosen Büro: Verschlüsselt und automatisiert

Kontoauszüge, wie man sie klassisch kennt, sind genau das Gegenteil von dem, was man mit einem papierlosen Büro erreichen möchte: Sie bestehen aus Papier, obwohl es nicht nötig wäre und es kostet entweder Zeit, sie zu holen oder aber Geld, sie sich zusenden zu lassen.

Wenn man eine bestimmte Kontobewegung heraussuchen möchte, kann es außerdem sehr zeitraubend sein, denn alle infrage kommenden Seiten müssen manuell durchsucht werden. Häufig auch mehrfach, weil nach ein paar Seiten ohnehin alles irgendwie gleich aussieht.

Bereits in meinem ersten Video bzw. Blogbeitrag zum papierlosen Büro habe ich den entscheidenden Vorteil einer digitalen Aufbewahrung von Dokumenten hervorgehoben: Geht man es richtig an, sind nahezu alle Informationen auf dem gedruckten Papier in dem digitalen Pendant durchsuchbar.

Manueller Download von Kontoauszügen: Unsicher und unbequem

Wie ich auch schon im allgemeinen Blogbeitrag zum papierlosen Büro schon geschrieben habe, ist der wichtigste Schritt im papierlosen Büro ganz klar die Papiervermeidung. Alles, was erst gar nicht in Papierform vorhanden ist, muss auch nicht digitalisiert werden. Hierfür bietet mittlerweile fast jede Bank den Download der Kontoauszüge (z.B. als PDF) an.

Natürlich kann man sich selbst um eine Ordnerstruktur für möglicherweise mehrere Konten kümmern und regelmäßig manuell die Kontoauszüge herunterladen. Allerdings bringt das gleich mehrere Nachteile mit sich:

  1. Der manuelle Download von Kontoauszügen im papierlosen Büro ist mit Disziplin verbunden. Man muss selbst daran denken und nach dem Download den Kontoauszug auch noch korrekt in seine bestehende Ordnerstruktur einsortieren.
  2. Bei mehr als einem Konto ist es auch noch umständlich, sich bei allen seinen Banken einzuloggen und den jeweils passenden Kontoauszug für sein papierloses Büro herunterzuladen.
  3. Der Kontoauszug landet beim Download in aller Regel unverschlüsselt auf der Festplatte seines PCs (oder auch auf dem NAS wie z.B. der Synology DS218j*)

Anforderungen an eine Kontoauszug-Verwaltung

Aus den Nachteilen im vorigen Abschnitt haben sich für mich gewisse Anforderungen ergeben, die ich an eine papierlose Verwaltung von Kontoauszügen stelle:

  1. Die Kontoauszüge sollen (halb-)automatisiert heruntergeladen und organisiert werden
  2. Es sollen alle meine Bankzugänge in einem Durchgang abgefragt werden können
  3. Sämtliche Kontoauszüge, Umsätze und sonstigen sensiblen Daten sollen verschlüsselt abgespeichert werden

Durch Zufall bin ich dann auf eine Funktion meiner Banking-Software gestoßen, die genau diese Anforderungen und noch einiges mehr unterstützt:

Banking4-App als Lösung

Die Banking-App, die ich verwende, heißt Banking4 und ist für Windows, MacOS, iOS und Android erhältlich. Und neben der normalen Verwaltung von Konten (Umsätze, Überweisungen, …) lassen sich hier auch automatisch bei jedem Rundruf auf die Kontoauszüge abrufen und gegenüber der Bank quittieren.

Heruntergeladen werden sie in einen Datentresor innerhalb der App, der wiederum zwischen allen Geräten (verschlüsselt, wohlgemerkt) synchronisiert werden kann.

Die Einrichtung eines solchen Datentresors und das Abrufen der Kontoauszüge beschreibe ich in dem folgenden Video:

Papierloses Büro und Kontoauszüge: Automatisierter Download und verschlüsselte Archivierung

Download der App

Die App Banking4 von Subsembly kann unter folgendem Link heruntergeladen werden (ich erhalte keine Provision o.Ä):

Downloadseite Banking4

5 Gedanken zu „Kontoauszüge digital im papierlosen Büro: Verschlüsselt und automatisiert

  1. […] sendet euch die Bank keine Kontoauszüge mehr zu. Hierzu habe ich übrigens einen ausführlichen Blogbeitrag […]

  2. Vielen Dank dass ihr den Menschen helft, die benötigten Infos zu erhalten. Gute Arbeit wie immer.

  3. […] Dokumentenverwaltung zu tun hat, nutze ich sie dennoch genau hierfür. Wie bereits in einem anderen Blogbeitrag beschrieben, kann Banking4 halbautomatisiert Kontoauszüge von euren Banken abrufen, quittieren und […]

  4. Danke für das informative Video. Ich habe Banking4 gleich einmal ausprobiert und musste feststellen, dass für die comdirect keine Auszüge abgeholt werden, was von der comdirect auch bestätigt wird (ich hätte vorher nachsehen sollen). Damit fällt die App für mich aus. Ich wollte das comdirect Kunden auf diesem Wege zukommen lassen, denn ansonsten macht die App einen guten ersten Eindruck.

    1. Stimmt, comdirect scheint das noch nicht zu unterstützen. Schade, aber ich denke, dass in Zukunft bei steigender Nachfrage auch das angeboten wird. Comdirect ist ja eigentlich schon recht innovativ.

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