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Papierloses Büro zuhause mit Synology DS218j: Mein kompletter Workflow

Selbst dem Ordentlichsten unter uns wird die folgende Situation bekannt sein: Man weiß ganz genau, dass man ein Dokument vor Kurzem noch in der Hand hatte, kann sich aber beim besten Willen nicht daran erinnern, wo man es wieder “aufgeräumt” hat.
Mit diesem Beitrag möchte ich euch eine Anleitung an die Hand geben, mit der euch der Einstieg in das papierlose Büro mühelos gelingt und die solche Situationen ein für alle Mal Geschichte sein lässt. Das Problem, dass man ohne einen funktionierenden Workflow das papierlose Büro nicht umsetzen kann, sollte spätestens nach diesem Blogbeitrag bzw. dem entsprechenden Video gelöst sein.

Aller Anfang ist schwer?

Könnte man meinen, denn wer sich ernsthaft mit der Idee eines papierlosen Büros beschäftigt, wird meistens von Informationen erschlagen und verliert komplett den Überblick. In vielen Ratgebern wird sich in meinen Augen etwas stark auf den Scanner im papierlosen Büro konzentriert und damit der Fokus auf einen kleinen (wenn auch sehr wichtigen) Teil der gesamten Kette im Prozess des papierlosen Arbeitens gerichtet.

Dieser Blogpost hingegen soll den gesamten Prozess bzw. Workflow in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären. Dabei wird zwar etwas Zeit für die Einrichtung nötig sein, dafür werdet ihr aber mit einem sauber und vor allem extrem zuverlässig arbeitenden System belohnt, das -sobald es einmal eingerichtet ist- keine Wartung mehr benötigt.

Zwei typische Fallbeispiele

Bevor es richtig losgeht, hier noch zwei kurze Szenarien, die nach dem erfolgreichen Durcharbeiten dieser Anleitung möglich sind:

  • Ihr macht gerade eure Steuererklärung und benötigt alle Bewirtungsbelege des vergangenen Steuerjahrs. In weniger als 10 Sekunden (!) habt ihr dank des papierlosen Büros die benötigten Unterlagen beisammen.
  • In einem von euren über 5000 Scans kommt euer KFZ-Kennzeichen und die Wortfolge „Radlagerwechsel beidseitig“ vor. Auch dieses Dokument habt ihr schneller auf dem Bildschirm als es dauern würde, den Ordner mit den abgehefteten Rechnungen aus dem Regal zu ziehen.

Der erste Schritt: Papier vermeiden

Das klingt ganz logisch, aber es gibt einen Punkt, der viel zu sehr vernachlässigt wird: Der Großteil meiner eigenen Post bestand vor der Umstellung aus Kontoauszügen, Rechnungen, Werbebriefen und Ähnlichem.
Genau das kann man aber ganz einfach vermeiden:

Kontoauszüge gibt es mittlerweile bei fast jeder Bank auch digital. Wer z.B. die Konto-App “Banking4” nutzt (so wie ich), der kann einfach beim Kontenrundruf aktivieren, dass elektronische Kontoauszüge abgerufen werden. Sobald dies mindestens einmal im Monat passiert, sendet euch die Bank keine Kontoauszüge mehr zu. Hierzu habe ich übrigens einen ausführlichen Blogbeitrag erstellt.

Rechnungen, vor allem wiederkehrende, kann man bei den meisten Firmen ebenfalls als durchsuchbares PDF per Mail erhalten, ein Scannen ist also überflüssig.

Wenn ihr diese beiden Punkte berücksichtigt, habt ihr schon von vornherein wesentlich weniger Aufwand mit dem laufenden Workflow des papierlosen Büros.

Was brauche ich dafür?

Ganz ohne eine einmalige Investition wird es nicht klappten: Ihr benötigt zumindest einen Scanner (oder eine Scan-App, wenn euer Smartphone eine sehr gute Kamera hat) mit Texterkennung. Dieser Punkt ist ganz essenziell, denn ohne eine gute Texterkennung sind eure Scans einfach nur Bilder. Gewonnen im Vergleich zum Papierordner wäre allenfalls der Platz im Regal. Sind eure Dokumente jedoch durch eine Texterkennung gelaufen, ist das Ergebnis ein durchsuchbares PDF: Das heißt für die Praxis, dass jedes der erkannten Wörter im PDF auch in eine Suche auf dem Laufwerk, in dem eure Scans liegen, mit eingeschlossen werden. Genau das ist der Schlüssel dazu, effektiv papierlos zu arbeiten.

Der Scanner, den ich hierzu nutze ist der Canon ImageForumla P-208 II*. Dieser ist ein sehr handlicher Einzugsanner, der bis zu 10 DIN A4-Seiten selbstständig einzieht und beidseitig scannt. Schief eingezogene Seiten oder leere Blätter werden automatisch korrigiert bzw. ausgelassen. Mit dabei ist eine Software von Canon, die eine gute Texterkennung und viele weitere Features bietet.

Canon ImageFormula P-208 II

Als Speicherort für meine Scans nutze ich einen NAS (=Network Attached Storage, dt: Netzlaufwerk), genauer gesagt die Synology DiskStation DS218j*. Darauf kann ich von allen meinen Geräten aus zugreifen, ich muss mir nie wieder Gedanken um knapp werdenden Speicher machen und kann von den vielen Apps aus dem Synology-Ökosystem profitieren, deren Beschreibung mehrere weitere Blogposts füllen würde (Audio- und Video-Streaming-Server, Mailserver, …).
Im Gegensatz zum Scanner ist der NAS für das papierlose Büro jedoch nicht obligatorisch. Wer sich das Geld hierfür sparen möchte, kann auch vorerst ohne auskommen, langfristig wird jedoch in meinen Augen kein Weg daran vorbeiführen.

Zu guter Letzt müssen gescannte Dokumente, die nicht für jeden, der auf eure Papiermülltonne Zugriff hat, bestimmt sind, vernichtet werden. Natürlich nur, sofern die Dokumente nicht aus rechtlich zwingenden Gründen aufbewahrt werden müssen. Ich nutze dafür den Fellowes PowerShred 6C*, da dieser zum einen recht günstig ist, zum anderen aber den sicheren Partikelschnitt beherrscht, bei dem ein Zusammenfügen der geschredderten Dokumente nahezu unmöglich ist.

Einrichtung des Workflows

Bevor man sich ans Scannen seiner Unterlagen für das papierlose Büro machen kann, sollte man sich einen Workflow überlegen, der auch zukunftssicher ist. Damit meine ich vor allem, dass er in Sachen Speichergröße, Backupmöglichkeiten und Erreichbarkeit von mehreren Geräten aus skalierbar ist. Ich habe dafür im Laufe der Zeit eine Lösung entwickelt, deren Umsetzung ich in diesem Video genau erkläre:

Zugegeben, das Video ist nicht gerade kurz, aber es beinhaltet wirklich die komplette Ersteinrichtung des Systems und den alltäglichen Workflow mit neuen Dokumenten.

Eure Meinung ist gefragt!

Was haltet ihr von meinem System, das papierlose Büro umzusetzen und gegen Ausfälle und Datenverluste zu sichern? Schreibt mir gerne eure Meinung in die Kommentare!

17 Gedanken zu „Papierloses Büro zuhause mit Synology DS218j: Mein kompletter Workflow

  1. […] ich im Beitrag zum papierlosen Büro schon ausführlich beschrieben habe, setze ich bei meinem Workflow den kompakten Einzugscanner […]

  2. Hi,

    sehr netter Beitrag!
    Hast Du dir mal ECO-DMS angeschaut? Das ist ein ziehmlich cooles DMS und die bieten auch für Privatpersonen eine bezahlbare Lizenz an….

    1. Danke! Nein, bisher noch nicht! Nutzt du es privat? Ich werde es mir einmal ansehen 😊

      1. Hi, danke für die guten Einblick in das papierlose Büro.
        Ich suche aktuell einen Workflow, um die per Email empfangenen Rechnungen (angehängte PDF-Dokumente) auf dem Synology-NAS abzulegen.
        Ich hoffe, du hast einen Tip hierfür.
        Danke

  3. […] in meinem ersten Video bzw. Blogbeitrag zum papierlosen Büro habe ich den entscheidenden Vorteil einer digitalen Aufbewahrung von […]

  4. Hi,
    Nutzt du außer der Texterkennung, Indizierung und Suchfunktion was anderes um Dokumente wieder zu finden. Wenn du eine Ordnerstruktur hast würde mich interessieren wie die aufgebaut ist. In einem Video sagst du, dass du innerhalb von Sekunden alle Steuerrelevanten Dokumente zusammen hast. Dafür müsste eine Kennzeichnung, das etwas für die Steuererklärung benötigt wird vorhanden sein, oder? Wie setzt du das um?

    1. Ich bin gerade dabei, ein neues Konzept für das Taggen zu finden (unabhängig vom Betriebssystem, also nicht die Tags von MacOS). Für die Steuererklärung gehe ich bereits beim Benennen so vor, dass ich alles, was für das Steuerjahr 2019 relevant ist, mit “Steuer 2019” im Namen versehe. Nich besonders elegant, aber in Sekundenschnelle gefunden 😉
      Zum neuen Konzept bzw. der Ordnerstruktur kommt auch bald ein Video!

      1. Ich teste gerade die App Dokutain die dieses Konzept verfolgt, funktioniert eigentlich ganz gut, aber finde ich die Bindung an eine App bzw. damit an ein Unternehmen nicht so gut, weil ich nicht weiß was passiert wenn aus welchen Gründen auch immer die App mal eingestellt wird. Ich bin gespannt auf dein Video. Wann kommt das Video ungefähr?

  5. Hallo,

    warum die ds218j und nicht die ds218?

    Ist doch nur ein wenig teurer und dafür etwas fixer und als TimeMachine besser verwendbar, oder?

  6. Hallo,
    vielen Dank für den Blog. Mir ist noch nicht ganz klar, wo Du den Drucker angeschlossen hast, direkt an der Synology oder am PC / Mac? Meine Idee war ohne den PC anzumachen, nur eben schnell die Eingangspost zu scannen. Würde das mit Deinem Drucker funktionieren?

    Danke und Gruß
    Dietmar

  7. Hallo
    ich habe angefangen meine Home Daten zu Digitaliesieren
    habe das gleiche gemacht habe auch ein Nas DS 216+II
    die emfelung von Scanner i.a Danke
    wie ist die Durchsuchbarkeit auf dem Synology!!
    die durchsuchbarkeit auf rechner klappt wunderbahr
    aber die durchsuchbarkeit auf NAS Synology klapte nicht
    wie hast du das gelöst
    mfg
    Ishak

  8. ich habe den Artikel sehr informativ empfunden. Und gleich auch genutzt, um die Idee die schon länger im Kopf ist anzugehen. Erster Versuch mit iPhone und ScannerPro – funktioniert, aber die Bildergebnisse berauschen nicht, Texterkennung schon. Dennoch, empfohlenen Canon Scanner bestellt und ausprobiert. Vielleicht als Hinweis, man muss Shortcat erstellen, sonst sind nach dem Neustart des Mac alle Einstellungen weg. ok, mehrere Shortcat erstellt. Privat, Firma, Firma Treuhand, Simpler und Duplex, … usw. Was soll ich sagen, ganz neu macht es Spass zu sehen, wie die Papierberge schwinden.

    Ich scanne nur mit Texterkennung und vergebe keinen Dateinamen mit Infos ausser einer. Ich stelle ein T20- voraus, wenn das für die Buchhaltung relevant ist. So kann ich mit wenigen Klicks alle Buchhaltungs-relevanten Unterlagen für meinen Steuerberater finden. Gleiche für T19- … Alles Papier schmeisse ich weg bis auf Urkunden und ähnlich. In der Schweiz brauche ich keine Buchhaltungsbelege in Papier, lediglich 10 Jahre Aufbewahrung (auch online)

    Bleibt nur DANKE zu sagen, das hat mir wirklich geholfen. Sync nach Synology mache ich auch.

    Ein Frage habe ich aber dennoch und nicht die Antwort gefunden. Wenn ich ein PDF als Mailanhang ohne Texterkennung bekomme, was ist ein Nicht-Online Weg da die Texterkennung rein zu bekommen ohne Ausdrucken und neu scannen?

    Armin

  9. Moin,

    Zwei Fragen:

    wie verschlüsselst Du die Dateien, die vom NAS in die Cloud gesynct werden? Läuft das ausschließlich auf der DS oder über ein Tool wie crypssync?

    2. Gibt es empfehlenswerten alternativen Scanner Aus deiner Sicht ? Einen mit wlan ggf.? Einen ohne MacBook Umweg auf den NAS?

    Dank und Gruß
    Carsten

  10. Besten Dank für die ausführlichen Informationen bezüglich der Digitalisierung.
    Sie sollten aber trotzdem auf revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation hinweisen. Es wird sonst bei Betriebsprüfungen zu unliebsamen Überraschungen kommen ( Vorsteuerabzug wird verworfen ). Dies betrifft insbesondere Wareneingangsrechnungen und Kontoauszüge.

  11. Hi
    Muss bei deinem Canon Scanner der PC an sein, damit die Dokumente auf das Netzlaufwerk (NAS) gepackt werden?

    Gibts auch ohne PC? Ich will nicht immer den PC anmachen, um ne Rechnung einzuscannen und aufs NAS zu schieben.

  12. Hallo. Ich habe mein Büro daheim nun auch fast Vollständig digitalisiert. Jedoch alles nur mit der Handy App , da ich mir keinen Teuren Scanner kaufen wollte, den ich dann nur 1-2 Tage brauche, weil alles was in Zukunft an neuer Post eben fix mit dem Smartphone gescannt wird.
    Das hat zwar ne ganze Weile gedauert. Aber die Durchsuchbarkeit der PDFs ist einfach nur ein Traum. Nachdem ich nun deinen Workflow gesehen habe , bin ich drauf und dran den Part mit der verschlüsselten Sicherung in One Drive zu übernehmen. Aktuell wird nämlich mein Dokumentenordner auf der Synology unverschlüsselt mit der Dropbox synchronisiert.
    Was ich mich bei deinem Workflow jedoch frage. Wieso sollen die Dateien verschlüsselt im One Drive aber unverschlüsselt in der Dropbox liegen ? Damit geht der Sicherheitsaspekt ja wieder verloren. Oder werden deine Dokumente nach einer gewissen Zeit wieder aus der Dropbox gelöscht ?
    Die Sache mit der Synchronisierungsrichtung werde ich jedoch anders machen, denn wenn ich bewusst etwas auf dem NAS lösche, weil ich es nicht mehr brauche, dann will ich es auch nicht bei einer späteren Wiederherstellung aus dem One Drive wieder da haben. Aber das kann ja jeder machen wie er mag. Die Sache mit der IFTTT Benachrichtigung gefällt mir auch sehr gut. Ich denke das mach ich auch so. Danke für deine tollen Tipps 🙂

  13. Habe noch vergessen zu erwähnen, dass du mit der Scanner App deine Dokumente auch direkt per WebDAV auf dein NAS schicken kannst, sodass der Umweg über die Dropbox gar nicht nötig wäre.
    Ich nutze jedoch aktuell noch Bidirektionale Synchronisierung mit der Dropbox, weil ich einen Kurbefehl auf dem IPhone erstellt habe, welcher PDFs oder Mails per Button im Share-Sheet an meine Dropbox schicken kann(leider nicht direkt aufs NAS)
    Die Dokumente landen dann ebenfalls im Scan Ordner und von Dort aus sortiere ich sie dann in die entsprechenden Ordner

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